Datenschutzerklärung

1.1 Sommer Systems ist für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen eigenen Datenbearbeitungen verantwortlich.

1.2 Fragen zum Datenschutz und Begehren betroffener Personen können an info@sommer-systems.ch gerichtet werden.

1.3 Massgebend ist das Schweizer Datenschutzrecht. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung gilt nur, soweit eine konkrete Datenbearbeitung in ihren räumlichen Anwendungsbereich fällt.

2.1 Diese Datenschutzerklärung gilt für sommer-systems.ch, nikari.ch und amunet.ch einschliesslich der dort angebotenen E-Mail- und Telefonkontakte, für vorvertragliche Abklärungen, Offerten, Verträge, Projekte, Rechnungsstellung, Support, Care, Fernwartung sowie vereinbarte NIKARI-, Amunet-, ButlerON- und KI-Leistungen.

2.2 Sommer Systems ist für die Bearbeitung eigener Kontakt-, Vertrags-, Projekt- und Geschäftsdaten verantwortlich.

2.3 Bearbeitet Sommer Systems Personendaten ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung eines Kunden, bleibt der Kunde für den betreffenden Bearbeitungszweck verantwortlich und Sommer Systems handelt als Auftragsbearbeiter. Die Auftragsbearbeitung wird vor Beginn im Hauptvertrag, in einer Projektanlage oder in einer separaten Vereinbarung geregelt.

2.4 Für verlinkte Websites und getrennte Onlineangebote gelten die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Betreiber beziehungsweise des betreffenden Angebots. Für butleron.ch gilt die eigenständige Datenschutzerklärung des Angebots.

3.1 Je nach Kontakt und Auftrag bearbeitet Sommer Systems insbesondere die folgenden Kategorien von Personendaten.

• Stamm- und Kontaktdaten wie Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Anfrage-, Kommunikations- und Termindaten
• Offert-, Vertrags-, Leistungs-, Rechnungs- und Zahlungsangaben
• Projektinformationen, Dokumentationen und Supportnotizen
• technische Angaben zu Geräten, Netzwerken, Konten, Zugriffsrechten, Datenablagen, Backups, Protokollen und Konfigurationen
• freigegebene Dokumente und weitere projektbezogene Inhalte
• Kommunikations-, Mitarbeiter- und Drittdaten sowie je nach ausdrücklich vereinbartem Projekt besonders schützenswerte Personendaten
• technische Nutzungs- und Verbindungsdaten beim Besuch der Website.

3.2 Diese Daten werden bearbeitet, um die Website bereitzustellen und zu schützen, Anfragen zu beantworten, Leistungen einzuordnen und zu offerieren, Verträge und Projekte durchzuführen, Support zu erbringen, Leistungen zu dokumentieren, Rechnungen zu erstellen sowie gesetzliche Pflichten zu erfüllen oder Ansprüche nachzuweisen.

3.3 Sommer Systems beschränkt die Bearbeitung auf die Daten, die für den jeweiligen Zweck und den vereinbarten Leistungsumfang erforderlich sind. Kundendaten werden nicht für sachfremde Zwecke verwendet und nicht verkauft.

3.4 Je nach ausdrücklich vereinbartem Projekt können auch besonders schützenswerte Personendaten und Angaben über Dritte bearbeitet werden. Umfang, Datenraum, Rollen, Zugriffe, Aufbewahrung und Löschung werden für das betreffende Projekt festgelegt.

4.1 Die Websites sommer-systems.ch und amunet.ch werden bei Infomaniak bereitgestellt. Die Hosting-Infrastruktur befindet sich nach Angaben des Anbieters in der Schweiz. Die Website nikari.ch läuft auf eigener Infrastruktur von Sommer Systems in der Zentralschweiz. Für sommer-systems.ch und nikari.ch ist Cloudflare als vorgelagerter Dienst für Auslieferung, Stabilität und Sicherheit eingebunden. Amunet.ch wird direkt über Infomaniak ausgeliefert. Ändert sich diese Zuordnung, wird diese Datenschutzerklärung vor der technischen Umstellung aktualisiert.

4.2 Beim Aufruf einer dieser Websites fallen technisch erforderliche Verbindungs- und Serverprotokolldaten an. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Zeitpunkt und Ziel des Zugriffs, aufgerufene Seiten oder Dateien, übertragene Datenmenge, Referrer-Angaben, Browser-, Betriebssystem- und Geräteinformationen sowie Fehler- und Sicherheitsereignisse gehören.

4.3 Sommer Systems bearbeitet diese technischen Daten für die Bereitstellung, Fehleranalyse, Stabilität und Sicherheit der Websites sowie zur Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Bei den von Infomaniak bereitgestellten Websites ist Infomaniak als Hostinganbieter beteiligt. Für sommer-systems.ch und nikari.ch bearbeitet zusätzlich Cloudflare technische Netzwerk-, Anfrage- und Fehlerdaten im Rahmen seiner vorgelagerten Rolle.

4.4 Die in dieser Erklärung genannten Websites verwenden keine Analyse- oder Marketingwerkzeuge zur Erstellung von Werbeprofilen. Der von Sommer Systems ausgelieferte Website-Code setzt keine eigenen Analyse- oder Marketing-Cookies. Auf den beiden über Cloudflare ausgelieferten Domains kann Cloudflare technisch oder sicherheitsbedingt erforderliche Cookies einsetzen.

4.5 Die gewählte Darstellung im Hell- oder Dunkelmodus wird lokal im Browser gespeichert. Die Auswahl des Privat- oder Businessbereichs wird für die laufende Browsersitzung gespeichert. Diese Einstellungen werden durch ihre Speicherung allein nicht an Sommer Systems übermittelt.

4.6 Beim Anklicken eines externen Links wird eine Verbindung zum betreffenden Anbieter hergestellt. Dabei erhält dieser insbesondere die IP-Adresse sowie technische Angaben zum Aufruf.

5.1 Bei Nutzung des direkten Kontaktformulars auf sommer-systems.ch werden Name, E-Mail-Adresse, gewähltes Thema, Anfragetyp und Nachricht verschlüsselt an den Webserver bei Infomaniak übermittelt und per authentifizierter E-Mail an info@sommer-systems.ch zugestellt. Bei einer NIKARI-Demo-Anfrage ist die Angabe einer Aufgabe freiwillig. Diese Angaben dienen der Bearbeitung der Anfrage. Das Formular erlaubt keine Dateianhänge und speichert die Nachricht nicht in einer zusätzlichen Formulardatenbank.

5.2 Wenn stattdessen eine vorbereitete E-Mail geöffnet wird, etwa über den Preiskonfigurator oder bei nicht verfügbarem Direktversand, erfolgt der Versand im eigenen E-Mail-Programm. Erst beim Absenden erhält Sommer Systems diese Angaben.

5.3 Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder über einen von Ihnen gewünschten externen Kommunikationsweg bearbeitet Sommer Systems die von Ihnen übermittelten Inhalte und die für die Kommunikation erforderlichen Metadaten. Bei externen Diensten gelten zusätzlich deren Datenschutzbestimmungen und technische Datenwege.

5.4 Bei einer Kontaktaufnahme über WhatsApp gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp. Dabei können Kontakt-, Kommunikations- und technische Nutzungsdaten durch WhatsApp Ireland Limited und Unternehmen der Meta-Gruppe, insbesondere auch in den Vereinigten Staaten, bearbeitet werden. Für entsprechende Übermittlungen werden je nach Fall anerkannte Datenschutzrahmen oder Standardvertragsklauseln eingesetzt. Vertrauliche Inhalte, Zugangsdaten und besonders schützenswerte Unterlagen sollen nicht über WhatsApp übermittelt werden.

5.5 Normale E-Mail und allgemein zugängliche Messenger sind nicht für die ungeschützte Übermittlung von Passwörtern, Zugangsdaten oder besonders sensiblen Originalunterlagen vorgesehen. Ein geeigneter Übermittlungsweg wird bei Bedarf vorgängig vereinbart.

5.6 Der direkte Kontaktversand nutzt Cloudflare Turnstile zur Abwehr automatisierter Anfragen. Der Sicherheitscheck wird nur geladen, wenn der Direktversand verfügbar ist. Dabei erhält Cloudflare technische Verbindungs- und Browserdaten, insbesondere die IP-Adresse. Die Formularnachricht und die eingegebene E-Mail-Adresse werden von Sommer Systems nicht an den Sicherheitsdienst übermittelt. Für die Prüfung wird ein kurzlebiges Token verwendet und serverseitig kontrolliert. Cloudflare kann Daten ausserhalb der Schweiz bearbeiten. Weitere Informationen stehen in den Datenschutzbestimmungen von Cloudflare unter https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

5.7 Ein technisch notwendiges Sitzungscookie schützt das Kontaktformular vor fremden Anfragen und Mehrfachversand. Zur Begrenzung missbräuchlicher Versuche speichert Sommer Systems kurzzeitig einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwert der Verbindungsadresse und Versuchszähler. Abgelaufene Zähler werden beim nächsten Formularzugriff entfernt. Die Zählfenster betragen höchstens eine Stunde. Nachrichteninhalte und Mailzugangsdaten werden dabei nicht protokolliert.

6.1 Für Anfragen, Offerten und Verträge bearbeitet Sommer Systems die erforderlichen Kontakt-, Bedarfs-, Leistungs-, Vertrags- und Abrechnungsdaten.

6.2 In Projekten können zusätzlich Systemübersichten, Gerätekonfigurationen, Netzwerkangaben, Datenstrukturen, Rollen, Zugriffsrechte, Protokollauszüge, Dokumentationen und weitere für den Auftrag erforderliche Angaben bearbeitet werden.

6.3 Welche Daten und Systeme zugänglich sind, ergibt sich aus dem vereinbarten Leistungsumfang. Sommer Systems verwendet Kundendaten nur für die Durchführung, Dokumentation und Absicherung des betreffenden Auftrags.

6.4 Laufende Überwachung, Wartung, Support, Backupkontrolle oder Care erfolgen nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurden. Ohne entsprechende Vereinbarung entsteht aus einem abgeschlossenen Projekt kein dauerhafter technischer Zugriff.

6.5 Für Rechnungsstellung und Geschäftsnachweise werden insbesondere Vertragsparteien, Rechnungsadressen, Leistungspositionen, Beträge und Zahlungsangaben bearbeitet.

7.1 Fernwartung oder ein Zugriff auf Kundensysteme erfolgt nur im Rahmen eines Auftrags oder einer ausdrücklichen Supportfreigabe.

7.2 Umfang, Berechtigungen, Zweck und vorgesehene Dauer des Zugriffs richten sich nach dem vereinbarten Leistungsumfang. Unbeaufsichtigte oder dauerhafte Fernzugriffe werden nicht automatisch eingerichtet.

7.3 Bei einer Fernwartung können Daten sichtbar oder technisch bearbeitet werden, die für Analyse, Konfiguration, Fehlerbehebung, Prüfung oder Dokumentation erforderlich sind.

7.4 Supportnotizen und technische Nachweise werden auf den für den Auftrag, die Übergabe, die Sicherheit und die Nachvollziehbarkeit erforderlichen Umfang beschränkt.

8.1 Der Besuch der öffentlichen NIKARI-Informationsseite auf sommer-systems.ch übermittelt keine eigenen Dokumente an eine NIKARI-Umgebung. Eine Bearbeitung von Projekt- oder Kundendaten beginnt erst im Rahmen eines ausdrücklich vereinbarten Einsatzes.

8.2 NIKARI kann je nach vereinbartem Anwendungsfall freigegebene Dokumente, Metadaten, Suchanfragen, Antworten, Quellenhinweise, Rollen, Zugriffsangaben und Betriebsprotokolle bearbeiten.

8.3 Anwendungsfälle, Datenräume, Datenquellen, Datenort, Modelle, externe Dienste, Schnittstellen, Rollen, Zugriffe, Protokollierung, Export, Aufbewahrung und Löschung werden projektspezifisch festgelegt. Aus der Bezeichnung «lokal» folgt keine absolute Sicherheits-, Verfügbarkeits- oder Rechtskonformitätsgarantie.

8.4 Agentische Funktionen arbeiten nur innerhalb des vereinbarten Rahmens. Erlaubte Arbeitsschritte, Werkzeuge, Datenzugriffe und Freigabegrenzen werden für das Projekt festgelegt. KI-Ausgaben und automatisch erzeugte Dokumente bleiben prüfungsbedürftig.

8.5 Aktionen mit Aussenwirkung werden nur automatisiert, wenn sie ausdrücklich vereinbart, technisch und organisatorisch berechtigt, getestet und abgenommen wurden. Ohne abweichende ausdrückliche Vereinbarung bleibt die Freigabe einer autorisierten Person erforderlich.

8.6 Die Website, die Kontaktfunktion und die allgemeine Geschäftsanbahnung verwenden keine ausschliesslich automatisierten Einzelentscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.

9.1 Personendaten können im erforderlichen Umfang an die folgenden Empfängerkategorien bekanntgegeben werden.

• Hosting-, Sicherheits- und Infrastrukturanbieter
• E-Mail-, Telekommunikations- und andere verwendete Kommunikationsanbieter
• Buchhaltungs-, Rechnungs- und Zahlungsdienstleister
• beauftragte Projektpartner, Fachpersonen und Unterauftragnehmer
• vom Kunden ausgewählte oder für das Projekt erforderliche Drittanbieter
• Behörden und andere Stellen, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht.

9.2 Projektpartner erhalten nur die Daten und Zugriffe, die sie für ihre Aufgabe benötigen. Rollen und Zuständigkeiten werden transparent zugeordnet.

9.3 Auftragsbearbeiter werden vertraglich eingebunden. Sommer Systems bleibt für die Auswahl und Instruktion eigener Auftragsbearbeiter verantwortlich und regelt Unterbeauftragungen im erforderlichen Umfang.

9.4 Kundennamen, Logos, Bilder, Aussagen oder Projektdetails werden nur nach vorgängiger Zustimmung als Referenz veröffentlicht.

10.1 Das bei Infomaniak betriebene Website-Hosting erfolgt nach Angaben des Anbieters in der Schweiz.

10.2 Cloudflare ist ein Anbieter mit Sitz in den Vereinigten Staaten und einer weltweit verteilten Infrastruktur. Technische Verbindungs- und Sicherheitsdaten können deshalb auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden, insbesondere in den Vereinigten Staaten.

10.3 Cloudflare nennt für Übermittlungen aus der Schweiz je nach Fall das Swiss–U.S. Data Privacy Framework und vertragliche Garantien auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln mit Anpassungen an das Schweizer Datenschutzrecht.

10.4 Weitere Auslandbearbeitungen können entstehen, wenn Sie einen externen Kommunikationsdienst wählen oder wenn für ein Projekt ein ausländischer Anbieter ausdrücklich vereinbart wird. Bei projektbezogenen Bearbeitungen werden Anbieter, betroffene Staaten und erforderliche Schutzmassnahmen im Leistungsumfang oder in einer projektspezifischen Anlage festgehalten.

10.5 Liegt für einen Empfängerstaat kein anerkannter angemessener Datenschutz vor, erfolgt eine Bekanntgabe nur auf Grundlage einer zulässigen Absicherung oder einer gesetzlichen Ausnahme.

11.1 Personendaten werden nicht länger aufbewahrt, als dies für den jeweiligen Zweck, die Vertragserfüllung, die Nachvollziehbarkeit, die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen und gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

11.2 Technische Websiteprotokolle werden nach den für Hosting und Sicherheitsdienst geltenden Einstellungen und Erfordernissen aufbewahrt und anschliessend gelöscht oder überschrieben.

11.3 Anfragen ohne anschliessenden Auftrag werden gelöscht, wenn sie abgeschlossen sind und keine Aufbewahrung zur Nachvollziehbarkeit oder für mögliche Ansprüche mehr erforderlich ist.

11.4 Vertrags-, Rechnungs- und Geschäftsdaten werden während der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer gespeichert.

11.5 Projekt- und Supportdokumentationen werden so lange aufbewahrt, wie sie für die Durchführung, vereinbarte Betreuung, Übergabe, Nachvollziehbarkeit oder mögliche Ansprüche erforderlich sind.

11.6 Für Kundendaten, die Sommer Systems als Auftragsbearbeiter bearbeitet, sowie für NIKARI-Daten gelten die Weisungen des verantwortlichen Kunden und die vereinbarten Rückgabe-, Export-, Aufbewahrungs- und Löschregeln. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.

11.7 Sicherungskopien werden getrennt von den aktiven Daten verwaltet. Die Löschung im laufenden Dienst bedeutet deshalb nicht, dass dieselben Daten bereits aus allen Sicherungen entfernt sind. Bei einem Löschanliegen werden auch die betroffenen Sicherungen und ihre Aufbewahrung geprüft; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.

11.8 Bei NIKARI sind Chats und persönliche Dateien von den vorübergehenden Arbeitsbereichen und Auftragsdateien zu unterscheiden. Die automatische Bereinigung eines Arbeitsbereichs löscht nicht automatisch alle zugehörigen Chats oder persönlichen Dateien. Vor einer endgültigen Entfernung können Arbeitsdaten vorübergehend in einen gesonderten Quarantänebereich verschoben werden.

11.9 Die Nutzungsdauer eines kostenlosen Demo-Zugangs regelt die Zugangsberechtigung. Sie ist keine allgemeine Löschfrist für sämtliche Daten. Für Auskunft, Export und Löschung steht info@sommer-systems.ch zur Verfügung; dabei werden Chats, Dateien, Arbeitsbereiche, Quarantäne und Sicherungen gesondert berücksichtigt.

12.1 Sommer Systems trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen, die sich nach Art, Umfang und Risiko der jeweiligen Bearbeitung richten. Ein absoluter Schutz vor allen Risiken kann nicht zugesichert werden.

12.2 Zugriffe auf Kundendaten und Systeme werden auf den erforderlichen Personenkreis und den vereinbarten Zweck begrenzt. Rollen, Berechtigungen und Projektzugriffe werden nachvollziehbar zugeordnet.

12.3 Welche zusätzlichen Schutzmassnahmen für ein Kundensystem oder NIKARI-Projekt gelten, richtet sich nach der konkreten Umgebung und dem vereinbarten Leistungsumfang.

12.4 Kunden sollen Zugangsdaten und besonders schützenswerte Unterlagen erst über einen vereinbarten geeigneten Weg bereitstellen und Sommer Systems vor Beginn über besondere Geheimhaltungs-, Schutz- oder Aufbewahrungsanforderungen informieren.

13.1 Sie können nach dem anwendbaren Datenschutzrecht insbesondere Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten und die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

13.2 Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie zudem die Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten, die Löschung oder Vernichtung, die Einschränkung einer Bearbeitung oder den Widerspruch gegen eine Bearbeitung verlangen.

13.3 Beruht eine Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese für die Zukunft widerrufen. Bereits erfolgte Bearbeitungen bleiben davon unberührt.

13.4 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, überwiegende Interessen und andere gesetzliche Einschränkungen bleiben vorbehalten. Zur Verhinderung unberechtigter Auskünfte kann ein geeigneter Identitätsnachweis verlangt werden.

13.5 Begehren können an info@sommer-systems.ch gerichtet werden. Bearbeitet Sommer Systems die betreffenden Daten lediglich im Auftrag eines Kunden, wird das Begehren an den verantwortlichen Kunden weitergeleitet oder mit diesem abgestimmt.

13.6 Betroffene Personen können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten EDÖB wenden.

14.1 Sommer Systems kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche Vorgaben, die Website, eingesetzte Dienste, Prozesse oder angebotene Leistungen ändern.

14.2 Es gilt die auf der Website veröffentlichte Fassung. Das am Anfang genannte Datum zeigt den Stand der Erklärung.